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送別会の案内メールを本人へ送る場合の例文!メールを作る上でのポイントは?

   

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送別会の多くなるシーズンがやってきましたが、幹事を任された皆さんは、案内メールに手こずっていると耳にしました。

特に送別会の主賓へ送るメールに、頭を悩ませているようです。

ただでさえ仕事で忙しいのに、その合間を縫って行う送別会準備は大変なものがありますよね。

そんなお忙しい幹事さんに代わって、私が案内メールの例文を作ってみました。

メールを作る上でのポイントもまとめましたので、これを読めば案内メールが簡単に作成できてしまいますよ!

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送別会の案内メールを本人へ送る場合の例文をお教えします!

主賓へ送る案内メールとなると、他の参加者へ送るメールとは気合の入り方が変わりますよね。

失礼があってはならないですし、かと言って丁寧すぎて読みにくいメールでは、相手を煩わしてしまうことも。

敬意を払い、尚且つ簡潔な案内メールを作成するには、まずは実際に使える文例を見ることが一番。

今日は、主賓が栄転される場合と退職される場合の2パターンで案内メールを作成しましたので、幹事さんは要必見ですよ。

①栄転編

件名
○○課長 送別会のご案内

本文
○○課長

この度は、ご栄転とのこと、誠におめでとうございます。
〇〇部長の仕事への姿勢は、私たち部内全員にとって、目標とする姿であります。
これからも、更なるご活躍を心からお祈り致します。

つきましては、○○課長への感謝の意を込めまして、送別会を準備させて頂いております。
お時間を頂戴し恐縮ですが、ぜひご出席をお願い申し上げます。

日時、場所は以下のとおりです。

日時:〇月〇日 ○○時
場所:○○〇屋
詳しい場所は下記のページをご参照ください
http://www.お店の地図

以上が、栄転される本人に向けた案内メールの例文です。

栄転されることへのお祝いの言葉と、これまで一緒に働いてきた感謝の気持ちを綴るのがポイント。

勿論、この2つは長くならないよう一言程度でまとめ、まとまりきれない感謝の思いは、当日に本人へ伝えましょう。

送別会の案内ですので、日時と場所は必ず入れてください。お店の場所は、地図も併せて記載しておくと、より分かりやすいですね。

栄転に続いて、今度は退職される場合の案内メールをご紹介します。


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②退職編

件名
○○部長 送別会のご案内

本文
○○部長

この度は、会社の職務を全うされてのご退職、心からお疲れ様でした。
○○部長の熱心なご指導に、部下一同大変感謝しております。

つきましては、〇〇部長の第二の人生のご出発に際し、感謝の気持ちで送別会を準備させて頂いております。
お忙しい中、貴重なお時間を頂戴し恐縮ですが、ぜひご出席頂けますようお願い申し上げます。

日時、場所は以下のとおりです。

日時:〇月〇日 ○○時
場所:○○〇屋
詳しい場所は下記のページをご参照ください
http://www.お店の地図

栄転される場合のメールの時と同様に、退職されることへの労いの言葉と感謝の気持ちを綴りましょう。

また、案内メールを送る上での注意点も以下にまとめました。

・会費は記載しない
・送別会が開催される1か月前にはメールを送る
・文面は長々と書かずに、簡潔に書く

もしも主賓から費用についての質問があっても、主賓なので費用は頂きませんと返答しましょう。

くれぐれも、参加者への案内メールの一部をコピーして、主賓へ送ることのないように気をつけてください。

参加者へのメールには、費用が記載されていますからね。

上記の案内メールは、そのままでもお使い頂けますので、作成する時間のない方などは是非そのままお使いくださいね。

自分なりに一部の言葉を変えれば、より主賓への思いや敬意が表れます。

大変な案内メール作りですが、これでスタートはきれたと思いますので、がんばって作ってみてください。

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まとめ

送別会の案内メールは、参考になりましたでしょうか。

案内メールを作るとなると、意外にも小一時間はかかるものですので、この案内メールを使って時間を短縮してくださいね。

素晴らしい送別会になるよう、私もお祈りしています^^♪

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