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歓送迎会を欠席する際の理由は何て言えばいい?角が立たずに済む言い方とは

   

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歓送迎会は、人事異動や新入社員の入社など事あるごとに行われ、最も多い会社の恒例行事と言われています。

基本的には、参加が必須の行事ですが、やむを得ない都合や個人的な理由により、欠席しなければならない時もありますよね。

その欠席のお返事をする際、皆さまどのように連絡されていますか?

実は歓送迎会のキーワードを調べてみると、欠席理由についての質問が数多くあったのです。

確かに欠席のお返事は、歓送迎会だけではなく、プライベートでの飲み会であっても返事がしにくいものですからね。

参加であれば気軽にできるメールも、欠席であれば、どうやって答えればいいのか延々と悩んでしまうもの。

そんなお悩みを今日はここで一気に片づけてしまいましょう。

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歓送迎会を欠席する際の理由は何て言えばいい?

歓送迎会を欠席する理由は、人によって様々ですね。

元々その日に予定が入っていたり、苦手な先輩が来るから行きたくなかったり、皆さんそれなりの理由があることと思います。

本当のことを伝えた方がいいと思い、その日は○○のライブがあるので行けません、○○さんが来るので私は行きたくありません、などのようなことを言ってはいけませんよ。

ビジネスマナーの場においては、正当性のある理由を述べるのが、暗黙のルールと言われています。

では、正当性のある理由とは一体どんな言葉で表現すればいいのでしょうか。

その答えを、分かりやすく例文として下記にまとめてみました。

 

一般的な断り方の一例

①申し訳ございませんが、あいにくその日は都合がつかず、参加できません。

②折角ですが、外せない用事がある為、今回は欠席させて頂きます。

③幹事、お疲れ様です。予定の調整がつかず、申し訳ありませんが欠席させて頂きます。

以上のような言い回しを使えば、本当の理由を言わなくても、相手に充分に欠席の理由が伝わります。

例えば、ライブがあって歓送迎会に参加できないのであれば、②番か③番を選んでください。

嫌いな人が歓送迎会に来るから行きたくないのであれば、①番を選びましょう。

角が立たずに済む返事であるのが、欠席を伝える上での最上の法則と言えます。

欠席理由を直接的な言葉で伝えてしまうと、幹事さんから、付き合いの悪い奴と思われてしまうこともあります。

あなたにとっても悪い噂が広がるのは避けたいことでしょうから、安易な言葉の表現には気をつけてくださいね。


歓送迎会を欠席する場合のマナーってあるの?

歓送迎会の欠席理由については、上の項目でバッチリ掴めたと思いますので、次は欠席する際のマナーについて見ていきましょう。

歓送迎会を欠席する際は、幹事さんへの連絡をすみやかに行うようにしてください。

幹事さんによっては、早々にお店の予約を取っていることもあります。

出欠の連絡が遅くなったことにより、キャンセル料が発生することもありますので、そのような事態を避ける為にも、早めの連絡が礼儀となります。

また、出欠の連絡を終えたら、主賓へ欠席をする旨のお詫びを伝えてください。

きちんと自分の方から主賓へ挨拶に行くのは、社会人として当たり前のこと。

欠席の連絡をしたから、これでOKではありませんよ。

とてもお世話になった方であれば、何かお礼の品も用意すると良いでしょう。

歓送迎会に出席できないお詫び、これまでの感謝の気持ちを伝えれば、主賓も気持ちよくあなたの行為を受け取ってくれます。

歓送迎会を欠席する上でのマナーは、

・欠席の連絡はすみやかに行うこと
・主賓への挨拶をすること

以上の2つとなりますので、この2つは絶対に忘れてはなりませんよ。

欠席はできればない方がいい事ですが、やむを得ない理由は誰しもにあります。

きちんとしたマナーに則り行動すれば、あなた自身も負い目感じることなく欠席することができるでしょう。

 

まとめ

何て理由を伝えればいいのか分からなかった歓送迎会の欠席も、例文通りに伝えれば、全く問題ありません。

不安だった欠席も、これでもう怖くありませんね。

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